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工作无小事 平凡的岗位也能做出彩——“榜样的力量”系列报道(十)

作者:海默尼药业有限公司时间:2020-12-25

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在海默尼药业重庆总部的8楼,只有两名员工在那里办公,其中一位就是档案管理主管董君。她一人,统筹公司所有档案室工作,负责重庆总部两间档案室,上万余件档案的整理。

万事开头难 在学习中进步

2019年4月,董君来到海默尼。刚开始,她的工位在6楼。可就在一周后,她就独自一人被安排到8楼档案室办公。

“当时档案建设工作刚刚起步,一进门,30多箱未开封的箱子以及散落在各处的杂乱资料,地上依稀的脚印、生锈的别针、泛黄字迹不清的纸张,也没有任何的办公设备及用品。”回想起刚到8楼档案室的时候,董君记忆犹新。她看到这一幕,千头万绪涌上心头。

董君表示,档案工作说难不难,说容易也不容易。它涉及到方方面面,要熟悉基本的法规、现代化设备的操作、熟练使用各种软件以及各部门的沟通协调等。这些其实都可以学,但最关键的是要细心和耐心。各类档案资料的接收、整理、分类、鉴定、保管和利用,对公司及分子公司、各部门兼职档案工作人员进行业务指导和培训等都要求非常细致才行。

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万事开头难,为了海默尼档案工作的顺利开展,董君想了很多办法。她曾邀请重庆市档案馆的老师来公司做指导,同时,自己也到其他公司的档案馆学习参观。边干边学,一年多以来,董君已先后整理归档公司文书档案、科技档案、会计档案、特殊载体档案、人事档案等30000多件,其中25000余件档案实现电子化,电子化率达到85%以上,建立起了符合国标要求的标准化档案室。

工作无小事 关键要做精做实

董君回忆说:“今年年初的时候,公司与客户有一份非常重要的协议,经办协议人员却找不到原件了,急得像热锅上的蚂蚁。我们利用试运行的档案管理系统,成功找到了备份,解了燃眉之急。”2020年,档案室的工作逐渐步入正轨,档案管理系统也正式上线。

这一年多的档案工作中,董君说最大的难点,就是别人的不理解。她说:“档案管理不像其他工作那么容易取得成绩,它是一项默默无闻的工作,常常被认为是可有可无。但是它能够辅助其他工作,并提高效率,这就是档案管理的最大价值,也是档案管理人员的最大快乐。”

“我第一次见到董君时,桌子上摆放着档案管理学的书籍,她主动学习专业知识,在平凡的岗位上把工作做精做实。”在法务合规部总监夏曦眼里,董君是一个干练、有个性的职场女性。“档案室是公司发展历程的沉淀和见证,公司在跨越式发展过程中,档案工作也越来越重要。公司档案工作基础薄弱,历史遗留问题较多,各部门的档案管理意识也比较薄弱。董君在平凡的档案管理工作岗位上,用实际践行着精益管理的要求。”

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随着公司的业务逐渐增多,各类档案资料也越来越多,对于档案管理来说,压力倍增。董君沉下心来,有条不紊地梳理、推进各项工作,与各部门进行有效地沟通配合,公司的档案管理工作从散乱无序变得井井有条,逐步实现了档案室陈列标准化、历史档案数字化。

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